Sr. Administrative Operations, Finance, Sales Support, Procurement & Logistics (m/w/d)

Forming Our Future together

Shape your future with a hidden champion of the high-tech industry. FormFactor is a leading global manufacturer of semiconductor test and measurement products, including advanced MEMS probe cards, engineering probe stations and probes, metrology systems, as well as quantum cryogenic measurement systems. Globally, FormFactor Inc. has locations in all markets relevant to the semiconductor industry. In Germany, we develop and manufacture wafer probers for a wide range of applications. Our products and solutions contribute significantly to the development and productions of new technologies. From AI to 5G, from autonomous driving to quantum computing, almost every breakthrough innovation today has its form factor.

That looks good. Your future at FormFactor:

• Hello future! As part of our large FormFactor family, you will play an active role in shaping current and upcoming technologies.

• Bye-bye monotony! The challenging, varied tasks in the field of artificial intelligence and infrared applications as well as flat hierarchies offer you a lot of freedom for design and innovation.

• Your thing. In small teams, you will work independently and close to the product. You will find your solutions and accompany the entire production cycle.

• Just get started. With our New Hire training plan, you will arrive relaxed your new tasks.

• It's fun. We offer you an attractive remuneration package as well as a share in the company's success.

• Being human. 30 days of vacation, flexible working hours and home office are our tools for your family and work-life balance.

• Motivated. Our pleasant, friendly working atmosphere and international collegiality are a real feel-good factor.

• Progress. Internal training, exchange programs and an open transfer of knowledge open horizons for you.

• Perspective. As the market leader, we are operating in an incredibly exciting and crisis-proof industry of the future.

Not enough? We would be happy to introduce you to many other benefits in a personal conversation.

Job Description:

Your tasks

Finance & Accounting Operations

• Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen

• Erstellung und Versand von Kundenrechnungen

• Pflege finanzieller Unterlagen sowie Upload von Rechnungen und Belegen in DATEV

• Koordination und Überwachung von Zahlungsläufen

• Nachverfolgung offener Forderungen und Verbindlichkeiten

• Einholung fehlender Rechnungen, Belege und weiterer relevanter Dokumentationen

• Verwaltung und Abstimmung von Firmenkreditkartenabrechnungen

• Sicherstellung der Vollständigkeit aller erforderlichen Nachweise und Belege

• Zuordnung und Kontrolle von Kostenstellen

• Unterstützung bei Monatsabschlüssen und weiteren periodischen Finanzprozessen

• Unterstützung bei der Durchführung und Dokumentation kritischer Finanzprozesse

Administrative Operations

• Pflege und Verwaltung administrativer Dokumentationen, Ablagesysteme und Unternehmensunterlagen

• Kommunikation mit Mitarbeitenden hinsichtlich fehlender Finanzunterlagen oder notwendiger Informationen

• Operative Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft

• Organisation und Pflege relevanter Geschäfts- und Prozessdokumentationen

• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller relevanten Vorgänge

Procurement & Logistics Operations

• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und Bestellungen

• Koordination von Lieferungen sowie Nachverfolgung von Bestellvorgängen

• Unterstützung bei Lieferantenkommunikation und administrativen Beschaffungsprozessen

• Mitarbeit bei der Organisation und Verwaltung logistischer Abläufe

• Sicherstellung einer transparenten Dokumentation von Beschaffungs- und Logistikvorgängen

Business Continuity & Process Support

• Übernahme von Backup-Funktionen für kritische Finanzprozesse, einschließlich Rechnungsverarbeitung, DATEV-Administration und Zahlungsabwicklung

• Unterstützung bei der Implementierung, Dokumentation und Pflege von Business-Continuity- und Vertretungsprozessen

• Mitwirkung bei der Optimierung administrativer und finanzieller Abläufe

What you should bring with us

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Erste Berufserfahrung in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Administration, Procurement oder Operations

• Gute Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung und im Umgang mit Finanzdokumentationen

• Idealerweise Erfahrung mit DATEV

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel

• Strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise

• Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion

• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Skills:

Education & Experience:
Minimum of 4 - 6 years of related experience | Required

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