HR Administration Specialist (m/w/d)

Wir suchen Dich

Du arbeitest strukturiert, denkst serviceorientiert und liebst es, wenn Prozesse reibungslos laufen? Gleichzeitig bist du ein Mensch, der gerne unterstützt, organisiert und mitdenkt? Dann werde als HR Administration Specialist (m/w/d) Teil unseres HR-Teams in Karlsruhe (Vollzeit und unbefristet) und gestalte mit uns die Energiezukunft Europas.

Vulcan Energy ist ein deutsch-australisches Unternehmen und Vorreiter in der klimaneutralen Lithiumproduktion im Oberrheingraben. Unsere Vision: Eine nachhaltige Batterie-Wertschöpfungskette für Europa. Dafür brauchen wir Menschen wie dich – engagiert, verantwortungsbewusst und mit einem echten Gespür für Zusammenarbeit.

Das erwartet Dich bei uns

• Du betreust Mitarbeitende vertrauensvoll bei allen personalbezogenen Fragen – auch internationale Neueinstellungen.
• Du  pflegst unsere digitalen Personalakten und verwaltest Mitarbeiterdaten , Dokumente und Fristen.
• Du erstellst personalrelevante Unterlagen wie Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Zeugnisse.
• Du bereitest die monatliche Gehaltsabrechnung gemeinsam mit deiner Kollegin vor und kommunizierst mit Behörden, Krankenkassen und unserer Finanzabteilung.
• Du begleitest Sonderfälle wie Mutterschutz, Elternzeit, Reha oder Arbeitsunfälle verlässlich und diskret.
• Du organisierst und präsentierst Onboarding-Inhalte auf Deutsch und Englisch und sorgst für einen gelungenen Einstieg.
• Du übernimmst Offboarding-Prozesse inkl. Unterlagen, Abmeldungen und Übergaben.
• Du wirkst an internen HR-Projekten, Prozessoptimierungen und dem Ausbau unserer digitalen HR-Landschaft aktiv mit.
• Du bildest die Schnittstellenfunktion zur Finanzabteilung (z. B. Rechnungsfreigabe, Jahresabschlussvorbereitung).

Das solltest Du mitbringen

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Personal oder vergleichbare Qualifikation.
• Du verfügst über mindestens  3–5 Jahre Erfahrung in der operativen Personalarbeit.
• Du kennst dich sehr gut im deutschen Sozialversicherungs- und Steuerrecht und gut im Arbeitsrecht aus. 
• Du hast Erfahrung mit der Vor- und Nachbereitung der deutschen Gehaltsabrechnung sowie ergänzenden Tätigkeiten im Rahmen der externen Lohnbuchhaltung und im Umgang mit HR-Systemen.
• Du arbeitest  diskret, sorgfältig und strukturiert – besonders bei sensiblen Daten und Zahlen.
• Du kommunizierst sicher, freundlich und professionell – in Deutsch und Englisch.
• Du bist  teamorientiert, hilfsbereit  und unterstützt Kolleg:innen flexibel, wenn es darauf ankommt.

Das bieten wir Dir

• Flexible Arbeitszeiten  sowie Möglichkeit für  mobiles Arbeiten  tageweise nach Absprache möglich .
• 30 Tage Urlaub (auf Basis einer 5-Tage-Woche).
• Onboarding-Programm „ Vulcan Starter Days “. Unter anderem mit Kraftwerksbesuch und Führung durch unser Labor.
• Sport- und Freizeitangebote - EGYM Wellpass , regelmäßige Firmenevents, Afterwork-Sportgruppen.
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Teilnahme am Performance Rights Programm
• Bikeleasing
• Corporate Benefits  Plattform mit vielen attraktiven Rabattaktionen.
• Verantwortungsvolle Tätigkeit zur Gestaltung einer CO2-neutralen Zukunft in Europa.
• Spannende, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeiten mit Platz für eigene Ideen.

Wir freuen uns Dich kennenzulernen!

Neugierig geworden? Schicke uns einfach über das Bewerbungsformular deinen Lebenslauf und schreibe uns, warum du gerne Teil von Vulcan werden möchtest. Bei Fragen steht dir Ralf Theis (Senior Talent Acquisition Specialist) unter 0171 7200816 oder über [email protected] zur Verfügung.

*** Bitte beachte, dass alle Bewerbungen mit dem Bewerberformular ausgefüllt werden müssen – wir akzeptieren keine Bewerbungen per E-Mail. ***

Über uns

Bei Vulcan vereint uns die Idee einer nachhaltigeren und unabhängigeren Energie- und Rohstoffversorgung für Europa. Wir sind Pioniere auf dem Gebiet der CO2-neutralen Lithiumgewinnung und haben dafür eine innovative und zukunftsweisende Technologie mithilfe des Direct-Lithium-Extraction-Verfahrens entwickelt. Dafür bringen wir Talente und Experten aus über 40 Nationen zusammen und arbeiten mit Herzblut und voller Leidenschaft an der Planung und am Bau von Geothermie- und Lithiumextraktionsanlagen, die wir selbst betreiben werden, um damit die klimaneutrale Mobilitäts- und Energiewirtschaft zu beschleunigen. Mit Unternehmen wie Stellantis und Renault haben wir bereits starke Partner, die uns auf dem Weg zum Market Leader unterstützen.

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