Senior Business Operations Specialist (Finance & People Operations (m/w/d)

Keystone Photonics ist ein international ausgerichtetes High-Tech-Unternehmen mit Sitz in Karlsruhe, das präzisionsgefertigte Komponenten für Halbleiterprüftechnik anbietet - insbesondere für das Testen photonischer Chips direkt auf dem Wafer. Keystone Photonics stellt Schlüsselbaustein für die industrielle Fertigung von Photonic Integrated Circuits, die wiederum zentrale Enabler für AI-/Datacenter-Infrastruktur und schnelle, energieeffiziente Datenübertragung sind. Keystone Photonics wurde Ende 2025 von dem Marktführer für siliziumphotonisches Testen aufgekauft und befindet sich in der Integrationsphase.

Aufgaben

Sie übernehmen eine zentrale Rolle an der Schnittstelle zwischen Team, Geschäftsführung und externen Partnern, insbesondere Formfactor. Sie strukturieren und verantworten unsere administrativen, finanziellen und HR-nahen Abläufe – Hands-on im Alltag und mit Blick auf Skalierung. Sie tragen dazu bei, eine Firma aufzubauen, und haben große Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Aufgaben

Finance & Financial Leadership

• Sorgfältige Abwicklung der gesamten Finanzprozesse (End-to-end): Rechnungsstellung, Überwachung offener Zahlungen sowie Mahnwesen inkl. strukturierter Eskalationslogik
• Verlässliche Schnittstelle zu externen Partnern wie Steuerberatung/Bookkeeping, Banken, Versicherungen und Förderstellen
• Unterstützung bei Budgetierung, Jahresplanung sowie dem monatlichen Cash-Flow-Forecast
• Präzise Pflege aller Belege in DATEV (Ein- & Ausgangsrechnungen), Klärung offener Punkte und Einholung fehlender Belege
• Vorbereitung und Koordination interner Zuarbeiten für den Jahresabschluss in Abstimmung mit dem Steuerberater
• Erstellung und Einreichung von Förderanträgen inkl. Budgetplanung, Fristenmanagement und Koordination aller erforderlichen Unterlagen
• Mitarbeit an der Weiterentwicklung kaufmännischer Prozesse (DATEV-Logik, Compliance, Dokumentation, Ablage)

Purchasing, Invoices & Operational Admin

• Zuverlässige Koordination und Dokumentation von Beschaffungs- und Freigabeprozessen (inkl. Einhaltung von Thresholds und 4‑Augen-Prinzip)
• Verwaltung und strukturierte Ablage aller Vertragsunterlagen (Versicherungen, Leasing, Miete, Banken, Dienstleister, Rahmenverträge)
• Administration von wiederkehrenden Rechnungen und Subscriptions, inklusive sauberer Dokumentation und Weiterleitung

HR & People Operations

• Unterstützung aller administrativen HR‑Prozesse: Gehaltsvorbereitung, Krankmeldungen, Reise- und Spesenprozesse, Lenkung von Dokumenten

• Pflege und Verwaltung aller Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Sonderabwesenheiten)

• Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, inkl. Dokumentation und Abstimmung interner Richtlinien, einschl. der Beantragung von Posted Worker Reports sowie Sicherstellung notwendiger Risk Assessments

• Erstellung und Pflege von betrieblichen HR‑Kennzahlen und Reports (z. B. Headcount Report, Krankenstatistik, weitere KPI‑Auswertungen)

• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende vor Ort bei administrativen und HR‑nahen Anliegen

• Mitwirkung bei der Umsetzung und Einhaltung von Compliance‑ und Datenschutzrichtlinien sowie gesetzlicher Vorgaben (z. B. Arbeitszeitgesetz)

• Koordination des Onboardings neuer Mitarbeitender: Arbeitsmaterialien, Zugänge, Checklisten, organisatorische Abstimmungen

• Pflege und Weiterentwicklung interner administrativer Prozesse

Was erwarten wir

• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie hohe Zuverlässigkeit in der täglichen Arbeit
• Sorgfältige, strukturierte und diskrete Arbeitsweise, kombiniert mit einem hohen Qualitätsanspruch
• Hohe Eigenständigkeit, verbunden mit der Fähigkeit, Aufgaben und Themen verlässlich von Anfang bis Ende zu betreuen
• Verbindliche, klare und serviceorientierte Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Motiviertes und proaktives Handeln, verbunden mit Freude daran, effiziente Prozesse aufzubauen und weiterzuentwickeln
• Starker intrinsischer Anspruch an kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Teamfähigkeit, gepaart mit der Fähigkeit, Herausforderungen pragmatisch, lösungsorientiert und im Sinne des Gesamterfolgs anzugehen

Qualifikation

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Finance, HR, Wirtschaftsrecht) oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in Finance/Administration (idealerweise Startup/Scale-up oder KMU mit breitem Verantwortungsbereich)
• Sehr gutes Prozessdenken und Umsetzungsstärke (hands-on, pragmatisch, teamorientiert)
• Sicherer Umgang mit Buchhaltungs- und Belegprozessen (DATEV/ähnlich), Zahlungs- und Mahnläufen
• Sehr gute Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse

Benefits

• Ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem Hochtechnologiebereich – mit hoher Eigenverantwortung und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten
• Arbeiten in einem internationalen Konzernumfeld mit starkem lokalem Bezug: global eingebunden, regional verankert
• Flache Hierarchien und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, die Gestaltungsspielräume ermöglicht
• Marktgerechte Vergütung sowie ein flexibles Arbeitszeitmodell
• Ein angenehmes, modernes Arbeitsumfeld an unserem Standort in Karlsruhe

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