Praxis Onboarding Manager (m/w/d) - Startup AI Healthcare - Hybrid

Hast du Lust, Teil eines ambitionierten Startups zu sein, das die Zukunft der Patientenkommunikation neu definiert? Dann bist du bei Mediform genau richtig! Wir sind Pionier in der autonomen Bearbeitung von Patientenanliegen – per Telefon und per Chat über die Praxis-Webseite. Unsere Technologie ermöglicht beispielsweise die automatische Terminvergabe, ohne dass das Praxispersonal eingreifen muss - das spart wertvolle Zeit und Ressourcen. So kann sich das Team voll und ganz auf die persönliche Betreuung der Patienten konzentrieren, während unsere KI zuverlässig die administrativen Aufgaben übernimmt.

Als KI-Startup stehen wir für Innovation und Wachstum - KI ist Teil unserer DNA. Werde Teil unseres Teams und hilf uns, das Gesundheitssystem gemeinsam zu revolutionieren!

Aufgaben

• Du verantwortest Onboarding-Projekte end-to-end: von Kickoff / Anforderungsinterview über Einrichtung und Schulung bis zum erfolgreichen Go-live. Übrigens: wir arbeiten vollständig virtuell mit unseren Kunden!

• Du steuerst mehrere Projekte parallel und behältst Termine, Abhängigkeiten und offene Punkte im Blick

• Du betreust insbesondere (aber nicht nur) unsere Key Accounts (von der Einzelpraxis bis zum Praxisverbund mit mehreren Standorten) als zentrale Ansprechperson und planst deren Rollouts

• Du baust unser Onboarding skalierbar mit auf: Projektpläne, Checklisten, Schulungsunterlagen und klare Qualitätsstandards

• Du sicherst die Qualität zum Go-live: Du prüfst anonymisierte Gespräche zwischen KI und Patient:innen, leitest Finetuning ab und übergibst strukturiert an das Produkt/Dev-Team

• Du bist die Brücke zwischen Praxis und Produkt: Du bereitest Erkenntnisse priorisiert für das Team auf und begleitest Tests neuer Funktionen und Integrationen

Qualifikation

• Projektmanagement-Erfahrung : Du hast mehrere Kundenprojekte parallel gesteuert und bringst sie auch dann ins Ziel, wenn Zuarbeiten nicht pünktlich kommen

• Erfahrung im Gesundheitswesen , in der Arbeit mit Arztpraxen oder im Digital Health-Bereich

• Ausgeprägte Organisationsstärke: Du strukturierst dein Vorgehen selbst, dokumentierst nachvollziehbar und behältst den Überblick

• Nachgewiesene Erfahrung in der Betreuung von Key Accounts oder anspruchsvollen Stakeholdern, idealerweise auf Entscheider-Ebene

• Hands-on-Mentalität: Du wartest nicht auf perfekte Prozesse, sondern gestaltest sie mit

• Empathie und Service-Orientierung : Du verstehst, wie Praxisteams denken und arbeiten - und behältst Prozesseffizienz und Datenschutz (DSGVO) im Blick

• Sprachgewandtheit : Deutsch auf C2-Niveau und gutes Englisch (für Produktverständnis und interne Kommunikation)

• Digitale Affinität : Du arbeitest sicher mit digitalen Tools und bist offen für neue, KI-gestützte Lösungen

Besonders interessant für uns sind zudem:

• Erfahrung mit CRM-Systemen zum Management von Onboardings sowie mit Kollaborationstools für die Zusammenarbeit mit Produkt- und Entwicklungsteams

• Erfahrung im Einsatz von KI zur Automatisierung und Effizienzsteigerung interner Prozesse

• Kenntnisse gängiger Praxisverwaltungssysteme (PVS) und Online-Buchungssysteme

• Ausbildung oder Studium im Gesundheitsbereich (z. B. MFA, Praxismanagement, Gesundheitsmanagement)

Benefits

• Hybrides Arbeiten : Du kannst geteilt im Homeoffice und in unserem modernen Büro im Herzen von Karlsruhe arbeiten

• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege : Bei uns hast Du die Freiheit und den Raum, eigene Ideen schnell umzusetzen

• Ein motiviertes und ambitioniertes Team : Werde Teil eines engagierten Umfelds, das gemeinsam die digitale Zukunft von Arztpraxen gestaltet

• Weiterentwicklung : Wir fördern Deine berufliche und persönliche Entwicklung im Bereich KI und Customer Success

Wenn Du Lust hast, gemeinsam mit uns den nächsten großen Schritt in der Digitalisierung des Gesundheitswesens zu gehen und Dich in einem innovativen KI-Startup langfristig weiterzuentwickeln, dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

P.S.: Erzähl uns darin doch gerne in ein paar Sätzen, was für dich ein erfolgreiches Onboarding ausmacht - und an welchen Kennzahlen du festmachen würdest, ob es geklappt hat.