Sachbearbeiter*in Schulfach­angelegenheiten und Assistent*in Abteilung Schulen

Sachbearbeiter*in Schulfach­angelegenheiten und Assistent*in Abteilung Schulen

Schul- und Sportamt

Start: nächstmöglich | befristet | Voll- oder Teilzeit (Tandem) | Bezahlung: bis E 8 TVöD

Das Schul- und Sportamt erfüllt die Schulträgeraufgaben der Stadt und sorgt für die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffent­lichen Schulen. Gleichzeitig werden dort im Rahmen der kommunalen Sportverwaltung die Rahmen­bedingungen für vielfältige und attraktive Sportangebote geschaffen. Die Abteilung Schulen ist der zentrale Fachbereich für alle Fragen rund um die Themen Schulgebäude und Schulausstattung, Schulfachangelegenheiten, Schulraumüberlassung und Schulsekretariatsfachangelegenheiten. Außerdem sind die Bereiche Schülerbeförderung und Schulverpflegung, IT‑Beratung und Beschaffung sowie Digitalisierung Schulen dieser Abteilung zugeordnet. Es handelt sich zunächst um einen befristeten Einsatz für die Dauer einer Krankheits­vertretung.

Aufgaben

• Schulfachangelegenheiten: Sie übernehmen die Abwicklung der Schulgelder an den Fachschulen, verwalten die freien Lernmittel, wirken bei Mahn- und Beitreibungsverfahren mit und prüfen die Abrechnungen der Jugendbegleiter*innen.
• Assistenz: Als erste Ansprech­person am Telefon erledigen Sie zudem begleitende Assistenz­tätigkeiten für die Abteilungs­leitung und die Sachbereichs­leitungen. Außerdem erstellen Sie Beschluss­vorlagen, stellen diese in das Ratsinformations­system (SESSION) ein und bearbei­ten Vorgänge und Workflows im ENAIO. Weitere Schwerpunkte Ihrer Assistenz­tätigkeit sind das Führen und Aktualisieren des Leitfadens für die Schulsekretariate, die Mitwirkung bei der Organisation der regelmäßigen Dienstbesprechungen der Sekretariatskräfte sowie das Pflegen der Kontaktdatenlisten des Schul- und Sportamtes und der Schulen. Weiter übernehmen Sie eine koordinierende Rolle, indem Sie Abschreibungslisten überwachen.
• Sitzungsdienst und Sekretariatsvertretung: Sie verantworten den allgemeinen Sitzungsdienst, koordinieren und bereiten außerdem die Besprechungs­räume vor und übernehmen die Vertretung des Sekretariats der Amtsleitung.

Profil

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büro­management oder Verwaltungs­fachangestellte*r beziehungsweise eine gleichwertige Qualifikation.
• Fachkenntnisse: Sie arbeiten routiniert und sicher mit der gängigen IUK-Technik und den Microsoft-Office-Tools. Kenntnisse im städtischen Beschlusswesen sowie im Umgang mit SESSION und idealerweise mit ENAIO sind von Vorteil.
• Kompetenzen: Als teamfähige Persön­lichkeit überzeugen Sie neben einer strukturierten, selbstständigen, eigenverantwortlichen und genauen Arbeits­weise durch Flexibilität, hohe Motivation und Belastbarkeit. Eine ausgeprägte Kommunikations­fähigkeit und eine rasche Auffassungs­gabe zeichnen Sie aus. Sie arbeiten sich schnell in neue Themen, Prozesse und digitale Anwendungen ein.

Wir bieten

Eine Arbeitgeberin, 7.000 Mitarbeitende & eine große Verbundenheit
Die Stadt und wir: Gemein­sam machen wir Karlsruhe noch l(i)ebenswerter.

Vielfalt, Gleich­stellung & Inklusion
Weil Sie wertvoll sind: Wir engagieren uns für Chancen­gleichheit und gestalten Vielfalt gemein­sam.

Herzliches Willkommen, Teamwork & positive Führungs­kultur
Hier stimmt der Vibe: Unser Miteinander – orientiert an Wertschätzung und Respekt.

Flexible Arbeits­zeiten, individuelle Arbeits­zeit­modelle & Home-Office
Ihr Leben, Ihr Rhythmus: Wir setzen auf Work-Life-Balance.

Entwicklungs­programme, Fortbildung & echte Perspektiven
Ihre Stadt. Ihre Karriere: Wir begleiten Sie auf Ihrem individuellen Karriereweg.

Gesundheits­management, betriebliche Alters­vorsorge & Rooftop-Kantine
Fit für die Zukunft: Gemein­sam an morgen arbeiten.

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