People Services & Payroll Specialist (m/w/d)

Kurzbeschreibung

Du bringst Struktur in komplexe Prozesse und hast ein gutes Gespür für effiziente, digitale Lösungen? In dieser Rolle verantwortest du unsere HR-Administration und Payroll entlang klar definierter, moderner Workflows und entwickelst sie kontinuierlich weiter. Dabei arbeitest du mit aktuellen HR-Tools, nutzt Daten gezielt zur Optimierung und stellst eine hohe Qualität und Verlässlichkeit sicher.

Gestalte mit uns eine moderne, digitale HR-Operations-Landschaft und bring deine Expertise aktiv ein.

Informationen zum Arbeitsort: Unser Büro ist in Karlsruhe (Brauerstr. 12, 76135) und wir arbeiten hybrid. So kannst du zwischen Homeoffice- und Büroarbeitstagen wechseln.

Deine Aufgaben

Du bist der zentrale Dreh- und Angelpunkt für unsere HR Administration und Payroll – und bringst Struktur, Präzision und digitale Kompetenz in unsere Prozesse:

• Betreuung und kontinuierliche Optimierung unserer Payroll-Prozesse für DACH und Europa (gemeinsam mit externem Provider ADP)
• Sicherstellung korrekter, aktueller und konsistenter HR-Daten in unseren Systemen (z. B. Personio & Schnittstellen)
• Aktive Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse mit, indem du eigene Ideen einbringst und ausgewählte Themen selbstständig in Projekte überführst und umsetzt
• Enge Zusammenarbeit mit Accounting & Controlling zur Daten- und KPI-Konsistenz
• Ansprechpartner:in für steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fragestellungen
• Eigenständige Steuerung von Abwesenheiten im Zeitwirtschaftssystem (z. B. Elternzeit, Urlaub, Krankheit)
• Erstellung von Reports, Auswertungen und Statistiken als Entscheidungsgrundlage
• Unterstützung bei Vertragsanpassungen und administrativen HR-Themen

Dein Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Payroll sowie HR Administration, idealerweise im internationalen (Tech-) Umfeld
• Sicherer Umgang mit HR-Systemen & Tools (z. B. Personio, SAP oder vergleichbar)
• Sehr gute MS Office Skills, insbesondere Excel sowie idealerweise Microsoft Copilot/AI Tools
• Gute Kenntnisse im Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht
• Ausgeprägte IT- und Tool-Affinität sowie Interesse an Automatisierung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Diese Eigenschaften zeichnen dich persönlich aus:

• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und hoher Qualitätsanspruch
• Starke Serviceorientierung und Freude am Arbeiten mit Menschen
• Analytisches Denken und pragmatische Lösungsorientierung
• Teamgeist, Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität
• Offenheit für Veränderungen und neue Technologien

Bewerbungsprozess

1. Digitales Kennenlernen: In einem 20-minütigen Austausch mit unserer Recruiterin schauen wir gemeinsam auf die gegenseitigen Erwartungen.
2. Videointerview: Anschließend wirst du Madeleine als Team Coordinator für das People Services Team kennenlernen und tiefer in fachliche Themen und die Rolle eintauchen.
3. Aufgabe & Offene Fragen: Nach unserem ersten Gespräch wirst du von uns eine Aufgabe erhalten. Die Ergebnisse besprechen wir zusammen vor Ort, du lernst unsere People & Culture-Teamleitung kennen und wir klären darüber hinaus noch alle offenen Fragen. In diesem Rahmen wirst du auch unser People & Culture Team kennenlernen und die Möglichkeit haben, einen besseren Eindruck von unserem Arbeitsumfeld zu gewinnen.

Benefits

Unsere vollständigen Benefits & Vorteile werden im Rahmen unseres Recruiting-Prozesses erklärt, aber auf unserer Karriereseite bekommst du bereits einen guten Überblick: Als europäisches Unternehmen unterscheiden sich unsere Benefits je nach Land, einige Benefits gelten jedoch für alle Mitarbeitenden:

• Jährliches Weiterbildungsbudget sowie konkrete Karrierepfade
• Mitarbeitendenempfehlungsbonus
• Mobilität: z. B. Fahrradleasing, Bezuschussung bei öffentlichen Verkehrsmitteln
• Workation: bis zu 30 Tage pro Jahr innerhalb der EU
• Bildschirmarbeitsplatzbrille
• Steuerfreie Sachbezüge
• Events & Firmenfeiern (Sommerfest, Jahres-Kick-off usw.)
• Flexible Arbeitsmodelle (hybrid, Home-Office,Teilzeit usw.)
• Englischkurse für alle Level

Kontaktdaten

Melde dich bei Fragen gerne bei unserer Recruiterin

Alexandra Ferschke
E-Mail: [email protected]

Über uns

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