Executive Assistant / Vorstandsassistenz (m/w/d)

Einleitung

Über Schwabe Holding

Die Unternehmensgruppe Dr. Willmar Schwabe ist ein internationaler Unternehmensverbund, zu dem mehrere Firmen der Pharma- und Gesundheitsbranche gehören. Bei allen unseren Firmen stehen Pflanzen als Ausgangsstoff für die Entwicklung von Arzneimitteln oder Gesundheits-präparaten im Mittelpunkt. Mit einer über 150-jährigen Firmengeschichte gehört das Ursprungsunternehmen, die heutige Dr. Willmar Schwabe GmbH & Co. KG, zu den ältesten pharmazeutischen Unternehmen Europas. Bei der Schwabe-Gruppe arbeiten weltweit rund 4.200 Mitarbeitende. Als eine der beiden zentralen Dachgesellschaften übernimmt die Dr. Schwabe Holding SE & Co. KG mit ihrem Sitz in Karlsruhe zentrale Funktionen der Gesamt-Gruppensteuerung. Dort sind circa 70 Mitarbeitende aus verschiedenen, global bzw. international agierenden Bereichen innerhalb der Unternehmensgruppe Dr. Willmar Schwabe beschäftigt.

It starts with nature. With you. Als Teil unseres Executive Office unterstützen Sie unser Group Executive Team (GET) als:

Executive Assistant / Vorstandsassistenz (m/w/d)

Ort: Karlsruhe
Firma: Schwabe Holding
Start: ab sofort
Arbeitszeitmodell: Vollzeit
Anstellungsart: unbefristetes Arbeitsverhältnis

Aufgaben

• Terminkoordination: Sie geben dem Tagesgeschäft Struktur. Sie steuern die Kalender für Mitglieder des Group Executive Teams eigenverantwortlich und sorgen auch in einem dynamischen Vorstandsumfeld für klare Prioritäten und verlässliche Abläufe. Dabei beurteilen Sie sicher, welche Termine Vorrang haben und welche Abstimmungen oder Verschiebungen Sie selbstständig vornehmen können.
• Reiseplanung: Sie organisieren nationale und internationale Dienstreisen professionell und vorausschauend. Von Flugbuchungen über Reiseverläufe und Unterlagen bis hin zur Abrechnung stellen Sie sicher, dass auch komplexe Reisen mit mehreren Stationen reibungslos funktionieren.
• Stakeholdermanagement: Sie halten Kommunikation zusammen. Sie sind eine vertrauensvolle Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen und steuern Kommunikationsflüsse strukturiert und adressatengerecht. Mit Fingerspitzengefühl, Loyalität und Diskretion tragen Sie zu einer professionellen Zusammenarbeit auf Vorstandsebene bei.
• Organisation: Sie managen Prioritäten mit Weitblick. Sie entlasten den Vorstand im operativen Tagesgeschäft, indem Sie Abläufe zuverlässig koordinieren sowie bei parallelen Themen den Überblick behalten. So schaffen Sie die organisatorischen Voraussetzungen dafür, dass Termine effizient vorbereitet und verbindlich umgesetzt werden.
• Prozessoptimierung: Sie treiben moderne Arbeitsweisen voran. Sie erkennen Potenziale zur Verbesserung bestehender Abläufe und bringen eigene Ideen für mehr Effizienz, Transparenz und Struktur ein. Digitale Tools, Automatisierung und KI nutzen Sie dabei als sinnvolle Unterstützung für moderne Assistenzarbeit.

Profil

• Fachliche Anforderungen: Sie verfügen über ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, International Management oder in einem vergleichbaren Fachgebiet. Alternativ bringen Sie eine kaufmännische Ausbildung mit und haben bereits mehrere Jahre Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion gesammelt.
• Erfahrung: Sie haben Erfahrung in der professionellen Unterstützung von Führungskräften, idealerweise im gehobenen Management- oder Vorstandsumfeld. Die Koordination komplexer Termine sowie die Planung internationaler Dienstreisen sind Ihnen aus der Praxis vertraut.
• Kompetenzen: Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und mit einem hohen Qualitätsanspruch. Mit dem MS-Office-Paket gehen Sie sicher um; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil. Darüber hinaus bringen Sie Offenheit für Prozessverbesserungen, Automatisierung und den Einsatz von KI mit.
• Persönliche Stärken: Sie überzeugen durch Organisationstalent, Priorisierungsvermögen und ein ausgeprägtes Gespür für Vertraulichkeit. Auch in einem anspruchsvollen Umfeld handeln Sie loyal, diskret, serviceorientiert und kommunizieren verbindlich.
• Sprachkenntnisse: Sie verfügen über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Dadurch bewegen Sie sich auch im internationalen Austausch sicher und professionell.

Wir bieten

• Vergütung und Benefits: leistungsgerechte Vergütung inkl. Weihnachts- und Urlaubsgeld sowie attraktive Zusatzleistungen wie Berufsunfähigkeitsversicherung und arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
• Work-Life-Balance: 40 Stunden als eigenverantwortliche Arbeitszeit, 30 Tage Urlaub sowie zusätzliche Brückentage
• Gesundheit und Wohlbefinden: betriebsärztlicher Dienst, Betriebssportangebote (z.B. Yoga) und täglich frisch zubereitete Gerichte in unserer Kantine
• Weiterbildung: Entwicklungsmöglichkeiten durch die Schwabe Academy sowie externe Anbieter
• Sonstiges: Langzeitkonto z.B. zur Nutzung für ein Sabbatical, kostenlose Parkmöglichkeiten, guten Anschluss zu ÖPNV, familiäre Arbeitsatmosphäre mit der Sicherheit eines wachsenden Familienunternehmens

Weitere Informationen

Persönlicher Kontakt
Nora Feskens
Tel.: +49 721 4005-342

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