Assistent*in der Amtsleitung Branddirektion

Assistent*in der Amtsleitung Branddirektion

• Start: 1. Oktober 2026
• unbefristet
• Teilzeit 50 %
• Bezahlung: bis E 9a TVöD

Die Branddirektion der Stadt Karlsruhe steht für Sicherheit und schnelle Hilfe – rund um die Uhr. Das Aufgabenspektrum umfasst die Feuerwehr (Berufsfeuerwehr und Freiwillige Feuerwehr), den Bevölkerungsschutz und die Integrierte Leitstelle. Damit der Einsatzdienst zuverlässig arbeiten kann, sorgt eine leistungsfähige Verwaltung für klare Strukturen und effiziente Abläufe.

Als Assistenz der Amtsleitung nehmen Sie eine zentrale und verantwortungsvolle Schlüsselposition ein, unterstützen bei organisatorischen und strategischen Aufgaben und tragen gemeinsam mit dem Team zu einer modernen, serviceorientierten Feuerwehrverwaltung bei. Eine Erhöhung des Arbeitszeitumfangs ist gegebenenfalls möglich. Die Durchführung des Auswahlverfahrens ist für Anfang/Mitte Juni 2026 vorgesehen.

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Als erste Ansprechperson übernehmen Sie die professionelle Koordination des E‑Mail- und Telefonverkehrs der Amtsleitung. Sie bearbeiten die Korrespondenz der Amtsleitung, priorisieren relevante Informationen und leiten diese gezielt weiter. Sie sorgen für eine effiziente Abstimmung mit der Amtsleitung sowie internen und externen Gesprächspartner*innen.
• Termin- und Büromanagement: Sie koordinieren die Terminplanung für die Amtsleitung und unterstützen bei der Organisation des täglichen Arbeitsablaufs. Darüber hinaus assistieren Sie der Amtsleitung beim Vorbereiten von Projekten, Veranstaltungen, Präsentationen, Ehrungen und sonstigen Aufgaben. Die eigenständige Organisation der Dienstreisen von Mitarbeitenden liegt ebenfalls in Ihrer Verantwortung.
• Qualitätssicherung und Recherche: Sie stellen eine professionelle sowie qualitätsvolle Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs sicher und recherchieren notwendige Informationen.

• Qualifikationen: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Berufserfahrung im Assistenzbereich mit. Erfahrungswerte im öffentlichen Dienst oder im Bereich der Feuerwehr sind ein zusätzliches Plus.
• Fachkenntnisse: Sie arbeiten sicher und routiniert mit den gängigen Office-Tools. Zudem zeigen Sie Offenheit und Lernbereitschaft, sich in Outlook sowie in Sessions, das System für das städtische Sitzungsmanagement, einzuarbeiten.
• Kompetenzen: Sie überzeugen durch ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein stets freundliches Auftreten. Der Umgang mit Menschen bereitet Ihnen Freude und Sie handeln stets zuverlässig sowie loyal. Zudem zeichnen Sie sich durch ein hohes Maß an Organisationsgeschick und Belastbarkeit aus. Sie sind flexibel und können sich mit der Feuerwehr und ihren Aufgaben identifizieren.

Eine Arbeitgeberin, 7.000 Mitarbeitende & eine große Verbundenheit
Die Stadt und wir: Gemeinsam machen wir Karlsruhe noch l(i)ebenswerter.

Vielfalt, Gleichstellung & Inklusion
Weil Sie wertvoll sind: Wir engagieren uns für Chancengleichheit und gestalten Vielfalt gemeinsam.

Herzliches Willkommen, Teamwork & positive Führungskultur
Hier stimmt der Vibe: Unser Miteinander – orientiert an Wertschätzung und Respekt.

Flexible Arbeitszeiten, individuelle Arbeitszeit­modelle & Home‑Office
Ihr Leben, Ihr Rhythmus: Wir setzen auf Work-Life-Balance.

Entwicklungs­programme, Fortbildung & echte Perspektiven
Ihre Stadt. Ihre Karriere: Wir begleiten Sie auf Ihrem individuellen Karriereweg.

Gesundheits­management, betriebliche Altersvorsorge & Rooftop-Kantine
Fit für die Zukunft: Gemeinsam an morgen arbeiten.

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