Projekt- und Teamassistenz (all genders)

• Sinnstiftende Tätigkeiten: Spannende und vielfältige Aufgaben an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Wirtschaft, Mitgestaltung der Zukunft durch Forschung zu den großen Herausforderungen unserer Zeit
• Exzellenz mit Relevanz: Einzigartige Möglichkeit, Wissenschaft mit höchstem Anspruch unmittelbar in Anwendungskontexte zu bringen
• Weiterentwicklung und Aktive Karriereplanung: Verantwortungsvolle Aufgaben, Raum für eigene Ideen und persönliche sowie fachliche Weiterentwicklung durch zielgerichtete Fortbildungsmaßnahmen und Karriereprogramme, gezielte Schulungen und Training
• Familienfreundlichkeit: Ausgewogene Work-Life-Balance, Kooperation mit institutsnahen Kindertagesstätten, Angebote im Bereich Kindernotbetreuung sowie Homecare/Eldercare, mobiles Eltern-Kind-Büro, Stillraum vor Ort
• Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten bei 39 Std./Woche (Vollzeit) und 30 Tage Urlaub, anteiliges mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands gemäß unserer örtlichen Betriebsvereinbarungen möglich
• Teamarbeit: Selbstständiges Arbeiten in motivierten Teams an anspruchsvollen Projekten innerhalb eines interdisziplinären Umfelds, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie ein familiäres Miteinander
• Chancengleichheit: Wir leben Diversity und setzen daher möglichst auf ausgewogene Teams mit unterschiedlichen Geschlechtern, Altersstufen, Kulturen und Fachrichtungen
• Gute Ausstattung: Neue funktionsgerechte Technik an unseren Standorten, Barrierefreiheit vor Ort, Bereitstellung von Hardware für mobiles Arbeiten
• Benefits/weitere Vorteile und Zusatzleistungen: Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD Bund einschließlich der im öffentlichen Dienstüblichen Sozialleistungen sowie zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote, Deutschland Ticket (Jobticket), institutseigene Kantine, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Als Teil eines dreiköpfigen Assistenzteams arbeiten Sie in enger Zusammenarbeit mit den Wissenschaftler:innen der Abteilung und den weiteren Verwaltungsbereichen an vielfältigen Aufgaben.

• Veranstaltungsorganisation: Sie planen und organisieren sowohl Präsenz- als auch digitale Veranstaltungen und unterstützen bei der Durchführung und Nachbereitung. Dazu gehören Workshops, Projektsitzungen im nationalen und internationalen Kontext sowie größere Events und Konferenzen.
• Wissenschaftliche Textbearbeitung: Sie korrigieren, lektorieren und gestalten wissenschaftliche Texte und Forschungsberichte in Microsoft Word. Dazu gehört auch die Erstellung barrierefreier Dokumente sowie die Pflege und Nutzung von Literaturdatenbanken in Citavi.
• Wissensmanagement: Sie tragen zur Weiterentwicklung unseres Wissensmanagements bei, indem Sie Sharepoint-Seiten gestalten und beim Aufbau einer Wissensmanagementplattform unterstützen sowie bei der Pflege unserer Projektdatenbank und der Internetseiten mitarbeiten.
• Organisatorische Aufgaben: Sie unterstützen bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben der Abteilung und der Abteilungsleitung, wie Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen und tragen zur Gewährleistung eines strukturierten und effizienten Arbeitsumfelds in den Büros unseres Standorts am Technologie Park Karlsruhe bei.
• Unterstützung der wissenschaftlichen Projektarbeit: Sie unterstützen in verschiedenen Stadien der Projektbearbeitung (von der Akquisition über die Bearbeitung bis hin zur Berichtserstellung zu Forschungsprojekten in deutscher und englischer Sprache) sowie bei Schnittpunkten zur Verwaltung, z.B. Beschaffungsvorgängen in SAP.
• Betreuung von wissenschaftlichen Mitarbeitenden und weiteren Kolleg*innen: Sie unterstützen bei Stellenbesetzungen und Einarbeitung von wissenschaftlichem Personal und wirken mit bei der Betreuung von studentischen Hilfskräften und Gastwissenschaftler:innen.

• Sie verfügen über eine qualifizierte kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit Abschluss, vorzugsweise im Bereich Büromanagement/Assistenz/Sekretariat/Service oder Dienstleistung. Dazu haben Sie Berufspraxis in Assistenztätigkeiten, vorzugsweise im Wissenschaftsbereich oder im öffentlichen Dienst.
• Erfahrung mit SAP und MS Teams für digitale Arbeitsprozesse sind von Vorteil.
• Sie sind versiert in MS Word und sicher im Umgang mit weiteren MS Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint). Erfahrung mit der Erstellung barrierefreier Dokumente sind begrüßenswert.
• Ihre schriftliche und mündliche Sprachkompetenz in Deutsch ist hervorragend, sehr gute Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil. Ihre Englischkenntnisse sind mindestens gut.
• Sie sind eine offene, freundliche und belastbare Persönlichkeit, treten sicher und gewandt auf und überzeugen mit einem hohen Maß an Eigenverantwortlichkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Sie arbeiten selbstständig und teamorientiert, können effizient und effektiv organisieren und kommunizieren.