Assistenz (m/w/d) der Abteilung Soziale Arbeit in Kirchengemeinden und Kirchenbezirken

Als Spitzenverband der Freien Wohlfahrtspflege mit unseren mehr als 800 Mitgliedseinrichtungen und -diensten sowie 40.000 Mitarbeitenden vertreten wir die Interessen unserer Mitglieder durch fachliche, rechtliche und wirtschaftliche Beratung, Koordination der diakonischen Arbeit, Fort- und Weiterbildungsangebote sowie durch die Entwicklung zeitgemäßer Arbeitsformen.

In dieser vielseitigen Assistenzrolle unterstützen Sie die Leitung der Abteilung „Soziale Arbeit in Kirchengemeinden und Kirchenbezirken“ sowie das Referat „Örtliche Diakonische Werke“. Sie organisieren Abläufe, koordinieren Termine und Veranstaltungen und wirken aktiv an der Umsetzung digitaler Projekte mit. Dank Ihres ausgeprägten Organisationstalents und Ihrer Zahlenaffinität behalten Sie die Kostenstellen im Blick, erstellen Auswertungen und begleiten Controlling-Prozesse.

Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen vielfältige administrative und organisatorische Tätigkeiten und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
• Sie unterstützen das Controlling der Abteilung durch die Prüfung von Kostenstellen sowie die Nachverfolgung von Rechnungs- und Zahlungsvorgängen.
• Sie erstellen Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und kalkulieren Veranstaltungen und Fortbildungen.
• Sie pflegen das CRM-System und stellen die Aktualität der Daten sicher.
• Sie planen, koordinieren und überwachen Termine, führen zuverlässig Sitzungsprotokolle und kümmern sich um die Einladung und Bewirtung von Gästen.
• Das Veranstaltungsmanagement liegt in Ihrer Hand: Sie koordinieren Workshops, Fachtage und Veranstaltungen und begleiten diese organisatorisch sowie technisch.
• Sie treiben die Digitalisierung der Abteilung aktiv mit voran, z. B. im SharePoint-Umfeld.

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bringen Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Backoffice-Umfeld mit.
• Sie haben ein gutes Gespür für Zahlen, verstehen buchhalterische und Controlling-Themen und nutzen Excel sicher und gerne.
• Sie sind ein Organisationstalent mit einer lösungsorientierten und strukturierten Arbeitsweise.
• Digitale Zusammenarbeit ist für Sie selbstverständlich – MS 365 und moderne Tools nutzen Sie routiniert und mit Freude.
• Sie arbeiten selbstständig, bringen Ideen ein und gestalten Veränderungen aktiv mit. Ihre Kommunikationsstärke und Ihr sehr gutes Deutsch runden Ihr Profil ab.

• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum und Verantwortung
• Ein wertschätzendes Miteinander in einem engagierten und kollegialen Team
• Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit mobil zu Arbeiten und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld 
• Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD nach kirchlichem Arbeitsrecht einschließlich der im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
• Weiterbildungsmöglichkeiten zur individuellen und fachlichen Förderung

Die Eingruppierung erfolgt nach TVöD Bund in Entgeltgruppe E 8. Die mögliche Gehaltsspanne liegt, abhängig von der anerkannten Berufserfahrung (Stufe 1–6), aktuell zwischen ca. 45.000 € und 54.700 € brutto jährlich (für Vollzeit). Die individuelle Einstufung erfolgt gemäß den tariflichen Regelungen.

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