Sekretariat / Assistenz der Institutsleiterin (m/w/d)
- Sinnstiftende Tätigkeiten: Spannende und vielfältige Aufgaben an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Wirtschaft, Mitgestaltung der Zukunft durch Forschung zu den großen Herausforderungen unserer Zeit.
- Weiterentwicklung und Aktive Karriereplanung: Verantwortungsvolle Aufgaben, Raum für eigene Ideen und persönliche sowie fachliche Weiterentwicklung durch zielgerichtete Fortbildungsmaßnahmen und Karriereprogramme, gezielte Schulungen und Trainings.
- Familienfreundlichkeit: Ausgewogene Work-Life-Balance, Kooperation mit institutsnahen Kindertagesstätten, Angebote im Bereich Kindernotbetreuung sowie Homecare/Eldercare, mobiles Eltern-Kind-Büro, Stillraum vor Ort.
- Flexibilität: Flexibles und mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands, 39 Std./Woche (Vollzeit) und 30 Tage Urlaub.
- Teamarbeit: Selbstständiges Arbeiten in motivierten Teams an anspruchsvollen Projekten innerhalb eines interdisziplinären Umfelds, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie ein familiäres Miteinander.
- Chancengleichheit: Wir leben Diversity und setzen daher möglichst auf ausgewogene Teams mit unterschiedlichen Geschlechtern, Altersstufen, Kulturen und Fachrichtungen.
- Top Ausstattung: Neueste funktionsgerechte Technik an unseren Standorten, Barrierefreiheit vor Ort, Bereitstellung von Hardware für mobiles Arbeiten.
- Benefits/weitere Vorteile und Zusatzleistungen: Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD Bund einschließlich der im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen sowie zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote, Deutschland Ticket (Jobticket), institutseigene Kantine, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge (VBL).
- Sie verantworten gemeinsam mit einer Kollegin die Organisation des Sekretariats der Institutsleiterin und ihres wissenschaftlichen Teams.
- Hierzu gehören u. a. die schriftliche und elektronische Korrespondenz, die Terminkoordination, die Erstellung von Präsentationen sowie die Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen, Tagungen, Konferenzen und Reisen.
- Zudem unterstützen Sie die wissenschaftlichen Mitarbeitenden in der Bearbeitung von Forschungsprojekten, von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung.
- Des Weiteren sind Sie für die Abwicklung der technisch-administrativen Aufgaben für den Lehrstuhl für Innovations- und TechnologieManagement (iTM) am Karlsruher Institut für Technologie KIT zuständig. Dies beinhaltet u. a. die administrative Organisation des Lehrstuhls (u. a. Personalangelegenheiten, Buchhaltung und Rechnungsstellung), der Lehrveranstaltungen und der Wissenschaftskommunikation sowie die Betreuung von studentischen Hilfskräften und Lehrstuhlmitarbeitenden.
- Sie verfügen über eine qualifizierte kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation sowie über betriebswirtschaftliches Fachwissen.
- Dazu haben Sie mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich auf Leitungsebene, besitzen ausgeprägtes Organisationsgeschick und kommunizieren proaktiv.
- Aber auch als Quereinsteiger:in mit Überzeugungskraft sind Sie herzlich willkommen.
- Sie überzeugen mit hervorragender schriftlicher und mündlicher Sprachkompetenz in Deutsch und Englisch sowie mit einem sicheren Umgang mit sämtlichen MS-Office-Anwendungen, gerne ergänzt um SAP-Kenntnisse.
- Dazu sind Sie eine offene, kommunikative und freundliche Persönlichkeit, die sicher und professionell auftritt und sehr selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert agiert.
- Sie arbeiten teamorientiert und haben im Bedarfsfall eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der täglichen Arbeitszeit.
- Zuverlässigkeit und Diskretion runden Ihr Profil ab.
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