Verwaltungsmitarbeiter:in / Assistenz der Geschäftsführung

In unserem Ingenieurbüro gibt es viel zu koordinieren: Termine, Zahlen, Prozesse und viele kleine Dinge, die im Hintergrund laufen. Dafür suchen wir genau Dich!

Eine Person, die Erfahrung mitbringt, gut organisiert ist, gerne Verantwortung übernimmt und Freude daran hat, ein Team (vorerst) auf Teilzeit, im Hintergrund zu unterstützen.

Aufgaben

Deine Aufgaben bei uns

• Du koordinierst Termine, Besprechungen, planst Dienstreisen und behältst im Anschluss auch die Protokolle und To-Dos im Auge.
• Ob Post, E-Mails oder kurze Rückfragen. Du bist unsere Schnittstelle und sorgst dafür, dass alles da ankommt, wo es hingehört.
• Von der Einladung bis zum Kaffee auf dem Tisch. Du kümmerst dich um die Koordination und Betreuung von Meetings sowie kleineren internen und externen Veranstaltungen
• Du steuerst unsere Beschaffungsprozesse, holst Angebote ein, bestellst, was gebraucht wird und hast die Lagerhaltung im Blick.
• Du verwaltest unseren Fuhrpark und kümmerst dich um Vertragsunterlagen, TÜV-Termine, Abrechnungen und die Übergabe bei Fahrzeugwechsel. Also um alles organisatorische rund ums Auto.
• Du legst Unterlagen strukturiert ab und übernimmst projektbezogene Aufgaben, bei denen du gebraucht wirst.
• Du denkst mit. Und vor. Ob Erinnerungen an Vertragslaufzeiten, vorbereitete To-do-Listen oder ein Post-it zum richtigen Zeitpunkt. Das Team verlässt sich auf deinen Blick fürs Ganze.

Qualifikation

Wen wir uns wünschen würden

Wir suchen niemanden der alles kann und keinen perfekten Lebenslauf, sondern jemanden, der sich im Umfeld von Ingenieurbüros auskennt und gerne mitdenkt.

• Du kennst den Büroalltag in einem Ingenieurbüro und Begriffe wie HOAI oder Leistungsphasen musst du nicht erst googeln
• Du hast gutes technisches Grundverständnis? Das gibt extra Punkte!
• Du bist gut im Organisieren, packst Dinge an und brauchst niemanden, der dir ständig sagt, was als Nächstes zu tun ist
• Du bist zuverlässig, sorgfältig und bringst ein freundliches, respektvolles Auftreten mit
• Du hast Lust, dich einzubringen, mitzugestalten und nicht nur Aufgaben abzuarbeiten, sondern Teil des Teams zu sein.

Benefits

Was wir bieten

• Eine flexible Teilzeitstelle ( 20 Std./Woche), auch für Wiedereinsteiger:innen oder fitte Rentner:innen
• Einen festen Platz im neuen Büro in Karlsruhe
• Eine vielseitige und spannende Tätigkeit, die nie langweilig wird und dir die Möglichkeit gibt, dich ständig weiterzuentwickeln.
• Individuelle Benefits, zum selbst wählen. Wir passen uns dir an, nicht umgekehrt.

Klingt das nach dir?

Dann freuen wir uns auf eine Nachricht von dir. Gerne unkompliziert, gerne persönlich. Der Papierkram kommt früh genug. ;)