Office Manager (gn)

Wer wir sind:

Die TelemaxX Telekommunikation GmbH ist Betreiber von vier Hochsicherheitsrechenzentren in der TechnologieRegion Karlsruhe. Erfolgreich seit 1999 haben wir uns stetig weiterentwickelt und darauf spezialisiert, individuelle Rechenzentrumsflächen, Housing- sowie Managed-Service-Lösungen für die Anforderungen unserer Geschäftskunden zu realisieren. Klassische Telekommunikationsdienste runden unser Gesamtportfolio ab.
Basierend auf einer soliden Gesellschafterstruktur ist TelemaxX ein leistungsstarker und verlässlicher Partner – einzigartig vertreten in der Region mit der Kombination aus eigenen Rechenzentren und eigener flächendeckender Glasfaserinfrastruktur. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten Office Manager (m/w/d) – mit Verantwortung für Office-Organisation & Prozesse
(Festanstellung, Vollzeit (40h/Woche))
Sie möchten unsere Büroorganisation nicht nur durchführen, sondern aktiv gestalten und weiterentwickeln? Dann sind Sie bei uns genau richtig!
Als wichtige Schnittstelle innerhalb unseres Unternehmens sorgen Sie dafür, dass unsere internen Abläufe strukturiert funktionieren, Teams unterstützt und Ressourcen effizient eingesetzt werden.


Sie übernehmen gemeinsam mit zwei Kolleginnen die Verantwortung für unsere strategischen und operativen Office-Prozesse. Der Empfang und die Betreuung von Besuchern ist dabei ein wichtiger Teil der Aufgabe. Darüber hinaus koordinieren Sie administrative Strukturen, optimieren Workflows und tragen zur Weiterentwicklung unserer internen Organisation bei.

Ihr Aufgabengebiet:

• Freundlicher Empfang von Gästen sowie Sicherstellung eines reibungslosen internen Informations- und Kommunikationsflusses
• Verwaltung des Ticketsystems und des zentralen E-Mail-Posteingangs inklusive strukturierter Priorisierung und Bearbeitung
• Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Büro- und Verwaltungsprozesse in enger Zusammenarbeit mit Ihrem Team
• Ganzheitliche Koordination der Büroorganisation inklusive Ausstattung, Materialverwaltung und Facility-Management
• Analyse bestehender Abläufe sowie eigenständige Umsetzung nachhaltiger Prozessoptimierungen
• Steuerung externer Dienstleister und Handwerker inkl. Nachverfolgung von Reparaturen und Wartungsarbeiten
• Verantwortung für die Schlüsselverwaltung sowie organisatorische Mitwirkung im Fuhrparkmanagement
• Professionelle Organisation und Vor- bzw. Nachbereitung von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Rolle
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
• Souveränes und professionelles Auftreten – persönlich wie telefonisch
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Verwaltungs- oder Ticketsystemen
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Teamgeist

Was Sie bei uns erwartet:

Eine verantwortungsvolle Position in einem zukunftsorientierten Unternehmen mit viel Raum für Gestaltung und Wachstum.
Sie arbeiten in einem engagierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet – mit kurzen Entscheidungswegen, echten Entwicklungsmöglichkeiten und spannenden technologischen Herausforderungen.

• Ein sympathisches Team und eine offene Arbeitsatmosphäre – geprägt von Respekt und gegenseitiger Wertschätzung
• Flache Hierarchien und eine regionale Gesellschafterstruktur, die schnelle Entscheidungen ermöglicht
• Ein EMAS-zertifiziertes Unternehmen mit klarer Verantwortung für eine nachhaltige Zukunft

• Moderne Arbeitsplätze: Neue, moderne Räumlichkeiten, IT-Equipment und ein Smartphone Deiner Wahl
• Attraktive Benefits: JobBike, betriebliche Altersvorsorge, kostenlose Getränke, frisches Obst, individuelle Gutscheine, regelmäßige Teamevents, kostenlose Parkplätze und E-Ladesäulen direkt vor der Haustür
• Work-Life-Balance: 30 Tage Urlaub und zusätzlich frei am 24. und 31. Dezember

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre Bewerbung über unser Online-Portal oder per Mail an [email protected]


Für Rückfragen vorab steht Ihnen Julia Vattrodt unter Tel.: 0721 / 130 88 - 604 gerne zur Verfügung.


Bei uns zählen Persönlichkeit, Kompetenz und Teamgeist – unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder Hintergrund. Wir freuen uns auf Sie!