Teamassistenz (w/m/d) für Verwaltung und Studienorganisation

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen. Wir suchen für das Institut für Berufspädagogik und Allgemeine Pädagogik (IBAP) ab Oktober 2025 unbefristet eine Teamassistenz (w/m/d)
für Verwaltung und Studienorganisation Vollzeit
Sie übernehmen zentrale organisatorische, verwaltungstechnische und studien­bezogene Aufgaben an der Professur für Berufspädagogik. Ihr Aufgabenspektrum umfasst unter anderem: Verwaltungs- und Büroorganisation: Unterstützung der Leitung und der Mitarbeitenden bei administrativen Prozessen Bearbeitung der allgemeinen Büro- und Verwaltungsaufgaben Erstellung von Statistiken und Übersichten Bearbeitung und Verwaltung von Anträgen zur Einstellung und Weiterbeschäftigung von wissenschaftlichem und studentischem Personal Erstellung und Bearbeitung von Anträgen für Anschaffungen und Dienstreisen Erfassung und Bearbeitung von Bestellungen Pflege, Kontrolle und Aussonderung des Inventars Studien- und Prüfungsorganisation: Organisation und Bearbeitung der für die Studiengänge der Ingenieurpädagogik anfallenden Verwaltungstätigkeiten Erfassung und Verwaltung von Lehrveranstaltungen, Abschlussarbeiten und Prüfungsleistungen Planung, Koordinierung und Überwachung des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens Unterstützung bei der Lehrplanung und Erfassung von Lehrveranstaltungen im Campus Management System (CMS) und Learning Management System (LMS) Beantragung und Abrechnung von Lehraufträgen Ansprechpartner*in für Studierende bei studienbezogenen Anliegen Schnittstelle zu Lehrenden und zu weiteren universitären Einrichtungen Kommunikation und Korrespondenz: Bearbeitung von E-Mails, Post- und Telefonanfragen Kommunikation mit der Universitätsleitung, Vertretenden in den Gremien sowie internen und externen Ansprechpersonen Pflege der Website des Instituts/der Professur (CMS/Typo3)
Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bringen erste Berufserfahrung mit oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation. Sie sind sicher in der Anwendung der gängigen Verwaltungssoftware (u. a. SAP, SPS, CMS, MS Office) und aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen und neuer Software. Sie besitzen eine ausgeprägte Kooperationsbereitschaft, Kommunikations- und Teamfähigkeit. Sie arbeiten selbstständig, strukturiert, zuverlässig, haben eine schnelle Auffassungsgabe und können in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift gut kommunizieren.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit natio­naler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen. Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.