Schulsekretär*in Helmholtz-Gymnasium

Schulsekretär*in Helmholtz-Gymnasium

• Start: nächstmöglich
• unbefristet
• Teilzeit 97,44 %
• Bezahlung: Bezahlung bis E 8 TVöD

Als Schulträger gewährleistet das Schul- und Sportamt die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffentlichen Schulen der Stadt und verantwortet zugleich die kommunale Sportverwaltung. Das Helmholtz-Gymnasium als allgemeinbildendes Gymnasium mit rund 900 Schüler*innen sowie einem naturwissenschaftlichen, sprachlichen und besonders ausgeprägten Musikprofil befindet sich im Stadtteil Weststadt. Ihr Arbeitsplatz im Schulsekretariat ist das Herzstück der Schule – hier laufen alle organisatorischen Fäden zusammen.

• Zentrale*r Ansprechpartner*in: Als erste Anlaufstelle für Schüler*innen, Eltern, Schulleitung und Lehrkräfte erteilen Sie persönliche und telefonische Auskünfte und koordinieren Termine, Anfragen sowie den laufenden Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten.
• Office-Management: Eigenverantwortlich pflegen Sie die elektronischen Schülerdaten und übernehmen die Schülerverwaltung. Sie bearbeiten die eingehende Post, Rechnungen und Bestellungen und führen die Registratur. Darüber hinaus verwalten Sie Lernmittel und Materialien, pflegen Inventarlisten und erledigen weitere Sekretariatsaufgaben.

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Fachkenntnisse und Berufserfahrung: Idealerweise bringen Sie bereits fundierte Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich mit und arbeiten sicher und routiniert mit den gängigen Office Tools. Neue IT‑Anwendungen eignen Sie sich schnell und eigenständig an.
• Kompetenzen: Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch Selbstständigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit aus. Als wichtiges Bindeglied der Schule arbeiten Sie gerne im Team und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick. Sie sind eine aufgeschlossene Persönlichkeit, treten kompetent und sympathisch auf und überzeugen durch Ihre verbindliche Art.

Eine Arbeitgeberin, 7.000 Mitarbeitende & eine große Verbundenheit
Die Stadt und wir: Gemeinsam machen wir Karlsruhe noch l(i)ebenswerter.

Vielfalt, Gleichstellung & Inklusion
Weil Sie wertvoll sind: Wir engagieren uns für Chancengleichheit und gestalten Vielfalt gemeinsam.

Herzliches Willkommen, Teamwork & positive Führungskultur
Hier stimmt der Vibe: Unser Miteinander – orientiert an Wertschätzung und Respekt.

Flexible Arbeitszeiten, individuelle Arbeitszeitmodelle & Home-Office
Ihr Leben, Ihr Rhythmus: Wir setzen auf Work-Life-Balance.

Entwicklungsprogramme, Fortbildung & echte Perspektiven
Ihre Stadt. Ihre Karriere: Wir begleiten Sie auf Ihrem individuellen Karriereweg.

Gesundheitsmanagement, betriebliche Altersvorsorge & Rooftop-Kantine
Fit für die Zukunft: Gemeinsam an morgen arbeiten.

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